Kezd erősödni a válság hatása. Ez a mindennapjainkban azt jelenti, hogy egyre több vállalkozás kerül abba a helyzetbe, hogy a partnere pénzügyi nehézségbe ütközve nem, vagy jelentős késéssel rendezi tartozását. Ez likviditási problémát okoz a vállalkozásnak, mert az elmaradó bevételek hiányában nem tudja rendezni kötelezettségeit, nem tud alapanyagot vásárolni, valamint a dolgozóknak, beszállítóknak, alvállalkozóknak fizetni. Az ilyen helyzet kellemetlen döntések meghozatalára kényszeríti a társaság vezetőit. Csökken a piaci részesedés, vevőket veszíthet a cég, és ezzel beindul egy negatív folyamat. A helyzet az, hogy mindez meglepően gyorsan bekövetkezik, ha nem követjük figyelemmel a partnereinket. Hogyan lehet megelőzni a negatív tendenciákat? Sokkal nagyobb hangsúlyt kell fektetni a megelőzésbe és nagyobb energiát kell fordítani a kintlévőségek kezelésébe.

Milyen megelőző lépéseket lehet tenni? Először is a partnerek kiválasztásánál sokkal körültekintőbben kell eljárni és több időt kell fordítani a szerződéses feltételek kialakítására, melyben tapasztalt jogi szakemberek segítségét érdemes kérni. A partnert alaposan meg kell ismerni, át kell világítani. Informálisan lehet érdeklődni a piacon működő szakemberektől, partnerektől, beszállítóktól, vevőktől, versenytársaktól. Ezenkívül rendelkezésre állnak közhiteles nyilvántartások, amelyekből megismerhetőek közzétett éves beszámolók. NAV és hatósági adatbázisokból (például itt: e-beszamolo.hu, e-cegjegyzek.hu, nav.gov.hu/adatbázisok) fény derülhet a partner adózói minősítésére, adószámának meglétére. A cégkivonat tartalmazhat arra utaló információt, hogy végrehajtás, vagyontárgy zárolás vagy egyéb adóhatósági, bírósági szankció lépett életbe a társasággal szemben. Láthatóak a csőd- vagy felszámolási eljárás jelei, de az egyéb adatok változása is lehet árulkodó jel, felkeltheti a bizalmatlanságot.

Annak, aki nagy számú vevőbázissal rendelkezik, érdemes előfizetnie speciális, erre szakosodott cégek adatbázisára (pl. Opten, Dun&Bradstreet), ahol a rendszer a cégek segítségére van abban, hogy mielőbb értesüljön a negatív információkról. Az összegyűjtött adatokból egy értő szem képes felvázolni, hogy milyen feltételek mentén érdemes az adott partnerrel üzleti kapcsolatba lépni. Nagyobb cégek szabályozott belső eljárásrenddel rendelkeznek, mely alapján a munkatársak teendői pontosan definiálva vannak. A kintlévőségkezelés folyamatvezérlő informatikai eszközökkel támogatott. A beállításoknak megfelelően a rendszer jelzést küld a felelős munkatársnak az esedékes vagy lejárt tartozás mértékéről, koráról, beállítástól függően pedig elkészíti a szükséges dokumentumot (fizetési emlékeztető, fizetési felszólítás, házon belüli feljegyzés, stb.). Legtöbb vállalatirányítási rendszer pénzügyi modulja alkalmas arra, hogy ezen információk beállításával jelezze, ha a partner fizetési késedelembe esik, sőt, beállítástól függően akár az újabb számlázást (értékesítést) meg is akadályozhatja és arra csak felsőbb vezető egyedi döntése alapján kerülhet sor. Ezzel lehet minimalizálni a kintlévőséget. Ha az eljárás megfelelően ki van építve, egy ilyen jelzést követően elindul a „követeléskezelés” folyamata, amely az udvarias fizetési emlékeztetőtől egészen a felszámolási eljárás kezdeményezéséig tart.

Amennyiben a szerződéskötéskor már olyan jelek mutatkoztak, amelyek alapján a partner megbízhatósága kérdésesnek mutatkozott, érdemes olyan szerződési biztosítékokat, garanciákat beépíteni, amelyek a partner teljesítését biztosítják. A leggyakrabban alkalmazott ezek közül az óvadék, bankgarancia, kezesség és a zálogjog. Ezek a jogi eszközök arra nyújthatnak megoldást, amikor a vevő nem akar vagy nem tud időben teljesíteni, a társaság viszont a lehető leggyorsabban szeretne hozzájutni a terméke, szolgáltatása ellenértékéhez. Ezeknek egységesen az a célja, hogy amennyiben a kötelezett nem teljesít határidőben, a jogosult kielégíthesse igényét.

A következő cikkünkben a szerződéses biztosítékok rendszerét fogjuk elemezni.